Con frecuencia, los riesgos dentro de una organización o proyecto aparecen, mutan, aumentan o disminuyen de acuerdo al contexto en el que se desarrollan. Anticiparse a ellos, mediante estrategias de respuesta y planificación, supone una victoria para la empresa o para el proyecto que la misma esté desarrollando.

Sin embargo, no todos los peligros se pueden evitar o reducir a la mínima expresión. Por ese motivo, es necesario identificar -con anterioridad- las causas, los eventos y el impacto de un posible riesgo. En ese sentido, existen cinco estrategias que permiten hacerlo, dependiendo de la intensidad de la probabilidad e impacto en ellos. 

Evitar

Cuando los riesgos presentan altas probabilidades de ocurrencia y su impacto negativo es muy alto, se deben implementar acciones que desaparezcan las condiciones o los factores causantes del peligro. Una manera de evitarlos es modificando las programaciones, cronogramas y eventos que giren alrededor de la amenaza. 

Por ejemplo, si un día festivo está por acercarse y se sabe que se necesitará más personal, se pueden cambiar los horarios de los colaboradores para que la mayoría esté disponible en los días clave. Así, se evitará la saturación de clientes, el descontento por el escaso servicio y las pérdidas en las ganancias.

Reducir o mitigar

En ocasiones, eliminar por completo un riesgo supone un gasto mayor. Por ello, es importante reducir su nivel de impacto sin asumir costos tan altos. 

Por ejemplo, si el negocio consiste en alquilar equipos de sonido y video, con el tiempo se malograrán o presentarán algunos desperfectos. Para minimizar el riesgo, se puede invertir solo en implementos que mantengan su buen estado por un tiempo prolongado. Así, no se tendrá que gastar más ante un eventual desperfecto que dañe el sistema por completo.

Transferir 

Transferir el problema a alguien más es una respuesta ante un riesgo cuando la empresa no cuenta con las herramientas necesarias para afrontarlo. 

Por ejemplo, si se debe digitalizar una gran pila de documentos, podría transferirse el trabajo a una empresa que cuente con los materiales y la cantidad de personal requerido para llevar a cabo el trabajo. La garantía que brinda este negocio 'invitado' podría ser la solución ante futuros inconvenientes, como una posible demora en la entrega.

Sin embargo, es importante que exista transparencia cuando se presenten este tipo de contratiempos. De hecho, según Deloitte Australian Privacy Index 2020, alrededor de un tercio de los clientes gana confianza en una organización si esta le notifica sobre alguna infracción cometida y trabaja para solucionarla.

Escalar

Esta estrategia es utilizada cuando no se tiene la autoridad para gestionar el riesgo. Aquí, acercarse a los cargos superiores para atender y administrar en conjunto la amenaza resulta más provechoso que hacerlo sin asesoramiento. Sin embargo, esto no significa que el gerente hará todo el trabajo: él se encargará de monitorear un aspecto que esté fuera del alcance del equipo de trabajo y buscará soluciones que permitan alcanzar los objetivos generales de la empresa. 

Aceptar

"En esta última estrategia, la respuesta es no tener respuesta o no querer responder, pues el riesgo es inevitable y tendremos que convivir con él", asegura Roque Rabechini Jr., docente del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN. Aceptar es no tener acciones que orienten. En general es hecha para los riesgos negativos bajos (baja probabilidad e impacto) o cuando no es posible, en lo económico, resolver la amenaza de otra manera.

La literatura especializada sobre este tema relata numerosos beneficios en la implementación de estrategias de respuesta al riesgo negativo. La empresa mexicana Cybolt, que brinda servicios de seguridad tecnológica y soluciones innovadoras, por ejemplo, destaca tres:

• Se establece una relación de confianza con los clientes y socios. 
• Mejora la comunicación entre diferentes departamentos.
• Fortalece las defensas de la empresa ante futuros incidentes.

Por otro lado, es importante subrayar que también existen los llamados riesgos positivos. Se conocen así a los riesgos que proporcionan un beneficio para el proyecto, como el ahorro en los costos o la disminución del desarrollo del mismo. Entre las estrategias para hacer frente a los riesgos positivos se encuentran:  

Incluir

Esta estrategia es empleada para optimizar el tiempo de realización de un proyecto. Por ejemplo, realizar contratos con diversos proveedores para realizar una misma tarea, de tal manera que se acaba en un menor plazo.

Potenciar

Esta es una estrategia contraria a la de mitigar. Lo que se busca es potenciar el impacto o la probabilidad de que ocurra una oportunidad.  

Conoce más sobre las estrategias de respuesta ante los riesgos negativos en nuestro Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN. 

Autor:

Roque Rabechini Jr., docente del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN.

Fuentes:

Plan risk responses process

Risk Response Strategies in Project Management

Plan de respuesta a riesgos: 4 estrategias a seguir tras la evaluación

¿Cuáles son los beneficios de implementar un plan de respuesta a incidentes?

Deloitte Australian Privacy Index 2020

Top 10 mistakes made in managing project risks