Desarrollando el Plan de Dirección de un proyecto

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Un Plan para la Dirección de un proyecto debe cubrir todos los aspectos de los procesos para la dirección del mismo y definir la forma certera en que éste se ejecutará, se controlará y se cerrará.

informe_direccion_proyectos_plan.jpgUn Plan de Dirección es la estrategia que se utiliza para gestionar un proyecto y los procesos de cada área de conocimiento; de cierta forma se le considera como la razón de la existencia del Director de Proyectos.

Este plan es un documento basado en la información proporcionada por el equipo y otros interesados y por lo tanto debe estar consensuado. Asimismo, debe tener un carácter formal pero también realista indicando lo que se puede hacer y lo que no. Por ello, el plan debe utilizarse como herramienta de medición para asegurarse que el proyecto cumpla con estas restricciones.

El Plan para la Dirección del proyecto contiene líneas base de alcance, cronograma y costos, las cuales son usadas para medir el progreso y finalización del proyecto.

Estas líneas base, también llamadas "líneas para la medición del desempeño", son importantes porque:

  • Ayudan a definir el alcance, tiempo y costo del proyecto.
  • Sirven al director para medir el desempeño de sí mismo y del proyecto.
  • Alertan la necesidad de hacer ajustes o solicitudes de cambio si se dan desviaciones.
  • Aseguran al sponsor y a la organización la obtención de los beneficios que estipula el acta de constitución.

Cabe resaltar que, una vez fijadas las líneas base, éstas solo pueden ser alteradas mediante la aprobación de una solicitud de cambio a través del control integrado de cambios. Dichas modificaciones pueden ser solicitadas formalmente durante los grupos de procesos de ejecución y monitoreo y control, y deben ser documentados para mostrar por qué y cuándo se realizaron.

Algunos elementos adicionales

Plan de gestión de cambios: para controlar un proyecto, el director del mismo  debe de estar constantemente anticipándose a los cambios que podrían producirse. En tal sentido, es función del director no solo facilitar la realización de cambios por otros, sino el evitar modificaciones innecesarias de tal manera que se minimicen las necesidades de éstas, en la medida que mientras más avanza un proyecto, más costoso es realizar alteraciones.

Plan de gestión de la configuración: la documentación del producto y del proyecto, así como los cambios a éstos, requieren tener un plan para asegurarse que todos trabajen siempre con la última versión de los mismos. Este plan define como se gestionarán los cambios a los entregables y a la documentación resultante que se generará.

sumillas_plan_direccion_proyectos.jpgPlan de mejoras del proceso: una vez elaborado el Plan para la Dirección del proyecto, el sponsor debe revisarlo y aprobarlo. Asimismo, es necesario que sea aceptado por todos aquellos que están involucrados en el mismo.

Documentos del proyecto: son los documentos utilizados para gestionar un proyecto que no es parte del Plan para la Dirección del Proyecto. Puede incluir: el acta de constitución, el enunciado del trabajo, contratos, registro de interesados, documentación de requisitos, lista de actividades, métricas de calidad, registro de riesgos, etc. Normalmente son una salida frecuente de cada proceso.

Reunión de arranque (kick-off): Antes que el proceso de desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto pueda ser completado y ejecutado, se debe llevar a cabo una reunión de arranque (Kick-Off), que se celebra para comunicar, coordinar y asegurarse que todos estén familiarizados con los detalles del proyecto y las personas que estén trabajando en el mismo.

¿Qué otros elementos deberían ser considerados a la hora de aprobar el Plan de Dirección de un Proyecto?



Esta entrada contiene un artículo de:
José Díaz
Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.
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