La gestión de integración de proyectos: el acta de constitución (primera parte)

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Cuando hablamos de integración nos referimos a balancear todos los procesos de las áreas de conocimiento de un proyecto. Esta unión se refiere al trabajo de alto nivel que debe realizar el director del proyecto. El resto de unidades de las áreas de conocimiento explicarán el trabajo detallado, en la medida que la gestión de integración es el rol principal.

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La principal función del director del proyecto es llevar a cabo la integración del mismo, ensamblando en un todo los diferentes componentes. Mientras tanto, el rol de los miembros del equipo es completar los paquetes de trabajo. A su vez, el sponsor se encarga de proteger al proyecto de los cambios y pérdidas de recursos. 

La primera parte de la gestión de integración es la elaboración de un acta de constitución o también conocida como project charter. Al respecto no debemos esperar detalles del cronograma o análisis de riesgos dentro del mismo. Un acta de constitución no es un plan para la dirección del proyecto.

El acta de constitución es un documento muy importante sin el cual el proyecto no podría iniciarse. Este documento podría contener el título y la descripción resumida del proyecto, la designación del director o project manager, las  oportunidades de negocio (explicando por qué se está realizando el proyecto), los recursos preasignados (cuántos y qué recursos), los interesados (a quiénes afectará el proyecto), los requisitos de los interesados (requisitos relacionados a los alcances del proyecto y del producto), la descripción del producto/entregables, los objetivos medibles del proyecto (vínculo del proyecto con las metas estratégicas de la organización), los requisitos de aprobación del proyecto y los riesgos de alto nivel del mismo (amenazas y oportunidades para el proyecto). 

sumillas-Diaz.jpgLa importancia del acta de constitución radica en que servirá para autorizar formalmente el uso de los recursos y brindará al director la autoridad para aplicar los mismos en las actividades del proyecto. Aquí es oportuno tomar en consideración que el acta es publicada por el sponsor.

Independientemente si se trabaja en un proyecto grande o pequeño, debemos considerar las siguientes acciones para desarrollar el acta: identificar a los interesados, reunirse con los mismos para confirmar sus requisitos de alto nivel (alcance, riesgos y problemas), definir el alcance, los objetivos y criterios de éxito del proyecto y documentar los riesgos.

En un siguiente artículo detallaremos cada una de estas acciones y mencionaremos otros aspectos relacionados con el acta de constitución de un  proyecto.

¿Ha participado usted en la constitución de algún proyecto? ¿Definieron un acta del mismo? Comparta su experiencia.



Esta entrada contiene un artículo de:
José Díaz
Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.
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