"Un riesgo es un acontecimiento futuro incierto que puede producir un resultado negativo (amenaza) o positivo (oportunidad) sobre los objetivos de un proyecto". Así lo indica Vicente Granadino, docente del Diploma Gestión de Proyectos Regiones de ESAN. Durante la planificación del proyecto, una vez que los riesgos han sido identificados, analizados y priorizados, el siguiente paso es elaborar el plan de respuestas a los riesgos.

"Según el Project Management Institute (PMI), un plan de respuesta a los riesgos propone una serie de acciones y estrategias para poder dar una solución a cada uno de los riesgos identificados previamente". Así lo afirma Juan Carlos Landaure, también docente de ESAN. Se trata de un documento que desarrolla opciones y maniobras para mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas a los objetivos del proyecto. Así, a través de la aplicación de medidas correctivas, busca reducir al mínimo el impacto de cada riesgo.

El procedimiento estudia las causas de aparición de los riesgos, así como las consecuencias que estos pueden ocasionar. A partir de esta información, diseña acciones correctivas. "Estas acciones deben ser estructuradas, cuantificadas, presupuestadas y se deben designar recursos para su ejecución, así como nombrar a la persona encargada de implementar la respuesta a dicho riesgo", detalla Landaure.

El plan de riesgos abarca los presupuestos destinados a sufragar dichas acciones. "También incluye tiempos y cronogramas y una reserva de contingencias: la parte del presupuesto del proyecto que va a ser designada a los riesgos que puedan ocurrir", agrega el experto. Por su parte, Granadino señala que las respuestas a los riesgos deben ser acordes con la magnitud del riesgo, ser rentables con relación al costo beneficio, y realistas. "Asimismo, deben orientarse a reducir al mínimo las amenazas individuales, maximizar las oportunidades individuales y reducir la exposición global al riesgo del proyecto", añade. De acuerdo con el PMI, los tipos de estrategias son las siguientes:

Estrategias de respuesta a amenazas

• Escalar. "La amenaza se encuentra fuera del alcance del proyecto o excede la autoridad del director del proyecto", señala Granadino. "Estos riesgos se gestionan a nivel de portafolio, o autoridad superior de la organización, y no al nivel de los proyectos".
• Evitar. "Se trata de eliminar la amenaza o proteger al proyecto de su impacto, lo cual implica cambiar el plan para la dirección del proyecto, a fin de eliminar por completo la amenaza", explica el docente. Por ejemplo, en un proyecto de construcción de carreteras, bajo la amenaza de desbordes de ríos, se debe paralizar el proyecto.
• Transferir. "Trasladar el impacto de una amenaza a un tercero, junto con la propiedad de la respuesta". Por ejemplo, contratar un seguro que asuma el riesgo.
• Mitigar. "Se trata de reducir la probabilidad de ocurrencia y/o impacto sobre un riesgo". Por ejemplo, colocar una alarma de seguridad en la planta para que suene en caso de robos.
• Aceptar. "Es apropiada para amenazas de baja prioridad. Hay aceptación activa que consiste en dejar instrucciones de cómo actuar en caso que ocurra un acontecimiento negativo". Por ejemplo, instrucciones de cómo seguir operando en forma manual en caso exista un corte de energía. Por su parte, una aceptación pasiva consiste en no tomar ninguna acción, explica Granadino.

Estrategias de respuesta a oportunidades

• Escalar. "La oportunidad se encuentra fuera del alcance del proyecto o excede la autoridad del director del proyecto. Estos riesgos se gestionan a nivel de portafolio, o autoridad superior de la organización, y no al nivel de los proyectos", detalla el académico.
• Explotar. "Realizar acciones para asegurarse de que la oportunidad se haga realidad. Esta estrategia busca eliminar la incertidumbre asociada con un riesgo positivo, asegurando que la oportunidad definitivamente se concrete". Por ejemplo, asignar una persona muy experimentada en el proyecto para reducir su duración
• Compartir. "Aprovechar las sinergias de otra persona o compañía mejor capacitada para capturar las oportunidades en beneficio del proyecto". Por ejemplo, una unión transitoria de empresas.
• Mejorar. "Realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia y/o los impactos positivos de una oportunidad". Por ejemplo, cambiar la fecha de inicio de siembra para aprovechar los precios elevados de contraestación.
• Aceptar. "Tener voluntad de tomar ventaja de la oportunidad, pero sin buscarla de manera activa".
• Estrategias de respuesta a contingencias. "Para algunos riesgos, resulta adecuado que el equipo del proyecto prepare un plan de respuesta que solo se ejecutará bajo determinadas condiciones y si se cree que habrá suficientes indicaciones de advertencia para implementarlo", explica Granadino.

Estrategias de respuesta al riesgo general del proyecto

• "Para hacer frente al riesgo general del proyecto, las mismas estrategias de respuesta a los riesgos que se utilizan para hacer frente a los riesgos individuales del proyecto se pueden aplicar al riesgo general del proyecto".

 El plan de respuestas a riesgos permitirá reducir la probabilidad de sufrir un impacto negativo producto de las amenazas, y de este modo, se asegurará el logro de los objetivos del proyecto. Por este motivo, el director del proyecto debe conocer todos los aspectos y elementos del plan y designar a los equipos o personas responsables de cada tarea.

Si quieres saber más sobre este tema, participa en el Diploma Gestión de Proyectos Regiones de ESAN.

También puedes leer:

• La gestión de riesgos y su influencia en los resultados de los emprendimientos

Fuentes:

Entrevista a Vicente Granadino y Juan Carlos Landaure, docentes del Diploma en Gestión de Proyectos Regiones de ESAN.

EALDE Business School. "Los planes de respuesta en la Gestión de Riesgos de proyectos".

OBS Business School. "Gestión del riesgo de proyecto en 5 pasos".

MDAP Executive Master Project Management. "Planificar la Respuesta a los Riesgos del Proyecto".

Universidad de Piura. Planificar la respuesta a los riesgos.