Microsoft Project –también conocido como MS Project– es un software lanzado al mercado en 1984. Desde ese momento, es una herramienta eficaz para gestionar con éxito tanto proyectos grandes como iniciativas pequeñas. Con el pasar de los años se ha ido actualizando hasta su última versión, que data del 2019.

¿Qué es Microsoft Project?

Es una herramienta de administración de proyectos que se caracteriza por su simplicidad. MS Project permite planear, gestionar, seguir y controlar cualquier tipo de proyecto en los plazos establecidos. Así, evita los retrasos, reduce el tiempo de organizar tareas y beneficia a la productividad. Asimismo, este programa puede generar flujos de trabajo automatizados.

¿Cómo funciona Microsoft Project?

Primero, se debe elegir un plan de uso y tarifa para acceder a MS Project. Con el software debidamente instalado, se podrá empezar a gestionar un proyecto y las tareas para alcanzar los objetivos del mismo. ¿Pero cuáles son las funciones que puede realizar este programa?

Funciones de gestión y planificación

MS Project lista las tareas del proyecto y les asigna un orden según precedencia y duración. Para ello, emplea tableros Kanban, ruta crítica de proyectos, asignación de recursos y diagramas de Gantt. Además, este software permite diseñar calendarios personalizados para una o varias tareas y hace un seguimiento de los recursos utilizados.

Funciones de colaboración

Por otro lado, MS Project favorece al trabajo en equipo a distancia. Y es que esta herramienta permite exportar archivos para luego compartirlos con otros. Adicionalmente, hoy en día ofrece una versión móvil. La cual permite una mejor coordinación y una comunicación frecuente entre todos los colaboradores implicados en el desarrollo del proyecto.

Funciones de seguridad

MS Project bloquea el acceso al proyecto a quienes no están vinculados con él. Así, se convierte en una herramienta segura para la gestión de proyectos. Este software resguarda los activos mediante la utilización de controles granulares de permisos.

Funciones presupuestarias

Por último, MS Project tiene funciones que optimizan el uso de los recursos destinados al proyecto. La herramienta emplea informes presupuestarios personalizados en los resúmenes de cada proyecto. También crea hojas de tiempo para la facturación y gestión de nómina.

MS Project: ¿Cuáles son sus beneficios en la gestión de proyectos?

Para el Project Management Institute (2013), la gestión de proyectos es la "aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo". En ocasiones, esta administración puede complicarse. En ese escenario, el MS Project surge como una solución eficiente y con ventajas como las siguientes:

• Permite completar los proyectos a tiempo: Los colaboradores estarán enterados de las actividades que se necesitan culminar para entregar el proyecto en las fechas acordadas. Cumplir con los plazos marcados es uno de los mayores desafíos en la gestión de proyectos, según un estudio de Capterra.

• Optimiza la organización del trabajo: Con una interfaz intuitiva y sencilla, MS Project hace un desglose de las tareas y paquetes de trabajo.

• Favorece a la toma de decisiones: MS Project muestra las cosas que se están desarrollando dentro y fuera de lo planificado. Esta información sirve para ajustar el alcance, el control de cambios, los métodos y estrategias.

• Se integra con otras herramientas: Por último, MS Project se puede integrar con otros softwares de Microsoft 365, con lo cual se simplifica la administración de proyectos.

Microsoft Project es una herramienta estratégica para realizar una adecuada gestión de proyectos. Con este software, resultará mucho más fácil mantenerse organizado, enfocado y pendiente de cada paso que da un proyecto.

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Fuentes bibliográficas:

Project Management Institute (2013). Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos.

Crehana (2022, 31 de mayo). Descubre cómo funciona Microsoft Project y cómo usarlo para la gestión de proyectos.

Aglaia. ¿Qué es Microsoft Project?

Capterra (2019, 22 de julio). Encuesta 2019: el software de gestión de proyectos en las pymes de España.